Técnicas para administrar el tiempo

El manejo del tiempo es factor clave a la hora de trabajar efectivamente pero, en ocasiones, diversos distractores hacen que la productividad se vea afectada. Existen diferentes métodos sobre cómo administrar el tiempo con el fin de ser más efectivo y obtener mejores resultados en el ámbito laboral. espacio y la distancia que guardan entre sí al comunicarse.

Estas son 4 técnicas que ayudarán a maximizar el tiempo y organizar las actividades clave

1. USO DE LISTAS
La memoria no siempre es capaz de retener toda la información que recibe al día. Es por esto que las listas son una herramienta que permiten controlar todos los eventos y temas relevantes que se deben tener siempre presentes.

Existen 2 tipos de listas fundamentales que ayudan a ser más efectivo:

1. Listado de pendientes: Debe contener todas las tareas pendientes que se pretenden cumplir en un periodo de tiempo. Adicionalmente, debe estar dividida entre eventos importantes, urgentes y rutinarios.
   
   A la hora de escribirlos han de estar catalogados por su relevancia y tiempo en que suponen estar finalizados. Los calendarios digitales son una herramienta útil para tener control de estas actividades. Para los más tradicionales, los cuadernos y post its funcionan de forma práctica.
   
   Es clave tener un listado para los asuntos de tipo personal y otro de tipo laboral.
   
   
2. Recordatorios personales: Contienen cumpleaños, citas médicas, eventos importantes, entre otros. Estos eventos suelen tener una periodicidad así que la forma más fácil de tenerlos presentes es por medio de una agenda o planeador anual.

Lo más importante es encontrar uno que se ajuste al estilo de vida y al cual uno recurra regularmente.

2. ARCHIVO DE INFORMACIÓN

En muchas ocasiones, uno de los elementos que no permiten avanzar en los pendientes del día, es la desorganización de la información que manejamos. Es importante crear un sistema de archivo efectivo y organizado que permita acceder a la información de forma rápida cuando así se necesite.

No importa si los archivos que se manejan son físicos o digitales. Siempre deben tener un orden lógico que permitan acceder a ellos mecánicamente. Asimismo, es importante saber cuándo disponer de archivos que ya cumplieron su uso. 

3. MINIMIZAR LAS REUNIONES

En países como Colombia se acostumbra a realizar reuniones físicas para todo tipo de asuntos. Si bien, estás en ocasiones son vitales, en muchas es más el tiempo que se emplea en desplazamientos y tecnicismos que lo que de verdad se concreta en ellas.

Es muy importante establecer un mecanismo que permita minimizar las reuniones físicas. Actualmente, existen diferentes herramientas de comunicación que nos permiten tener un canal abierto para que los clientes pueden preguntar, sugerir o ampliar todo tipo de información. Ejemplo de esto es el Email, Whatsapp, Skype, entre otros.

Si una reunión es inevitable, antes de iniciar, es importante establecer un orden y asignarle un tiempo a cada ítem que se va a tratar. Esto permite mantenerse enfocado, cumplir objetivos clave y que el tiempo de todos se aproveche bien.

4. APROVECHAR LOS TIEMPOS MUERTOS

Sea en aeropuerto, desplazándose en medio del tráfico o esperando afuera de un consultorio médico; todos nos enfrentamos a tiempos muertos que debemos aprovechar. Por medio de todas las herramientas digitales con las que contamos, podemos sacar provecho de estos espacios. No es necesario emplear cada segundo de tu tiempo para estar conectado con el trabajo, estos espacios representan una oportunidad para hacer aquellas llamadas personales, desatrasarnos en la lectura, escuchar música, o simplemente cerrar los ojos y desconectar.

Cada momento cuenta y es muy importante saber que hay un tiempo para todo, que no todo puede ser trabajo.

Tienen que existir momentos para compartir en familia, momentos personales y momentos de pareja. La ansiedad que nos causa no tener tiempo hace que perdamos el foco y que el estrés se apodere de nuestro cuerpo, causando diversas enfermedades. Aprender a controlar el tiempo permite encontrar la forma mantenernos motivados y enfocados.